Transforme Seu Negócio: Como o Método PDCA Pode Aumentar Margem, Escala e Recorrência

Você está cansado de lidar com a falta de caixa, baixo faturamento e lucro? Tem medo de fechar as portas por falta de clientes? Você se sente sobrecarregado com a alta carga de impostos e gestão financeira confusa? Muitos empresários enfrentam esses desafios, mas existe uma solução eficaz, o método PDCA.

Eleve o desempenho do seu negócio com método simples e eficaz, chamado PDCA, e veja como é fácil ser mais competitivo com tão pouco.

Veja como é simples reduzir ou eliminar desperdícios e satisfazer clientes com o uso de ciclos de melhoria contínua.

É fato indiscutível, a sobrevivência das organizações está condicionada a aptidão em atingir metas e superar desafios de gestão.

Em razão do aumento da competitividade, empresas buscam continuamente gerar mais vendas, aumentar o faturamento e os lucros.

Diante disso, gestores buscam: aumentar a produtividade, reduzir gastos desnecessários e elevar a qualidade do que é oferecido aos seus clientes.

Frente à mercados cada vez mais turbulentos, surgem inúmeras estratégias e ferramentas que têm o papel de impulsionar o desempenho dos negócios.

Entre os inúmeros instrumentais técnicos e comportamentais de aprimoramento da gestão, temos o método PDCA.

O método PDCA é a base do que chamamos de melhoria contínua, podendo ser utilizado em qualquer tipo de organização.

Neste conteúdo deixo tudo o que você precisa saber sobre a método PDCA e assim conquistar resultados ainda mais expressivos e contínuos.

Após a leitura deste post, você vai saber sobre:

O que é PDCA?

PDCA é um modelo mental simples que exige uma boa fundamentação, que se resume em: planejar, desenvolver, checar e agir.

O ciclo PDCA é também conhecido como ciclo de Shewhart ou de Deming.

O método se tornou popular através de consultorias no Japão pelo estatístico Edwards Deming em 1950.

Então, a origem do PDCA nos remete a um trabalho científico do filósofo, físico e matemático francês René Descartes em 1637.

O engenheiro, estatístico e físico estadunidense Walter Shewhart, apresentou o ciclo PDCA aplicável sobre a administração da qualidade em 1930.

O ciclo PDCA é um apetrecho da qualidade que permite que produtos e serviços ofertados pela empresa sejam aperfeiçoados.

O método PDCA visa garantir o controle e melhoria contínua de processos, ciclicamente divididos em: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar (Check) e Agir (Act).

O círculo de Deming é um método gerencial para melhorar processos e solucionar problemas. Certamente, é um excelente meio para que a mudança se efetive.

O ciclo PDCA está baseado em um círculo de ações planejadas e recorrentes que buscam melhorar os resultados de produtos e serviços.

Em resumo o PDCA há 4 etapas:

1. Planejar (Plan): Estabelecer objetivos e metas.
2. Desenvolver (Do): Treinar, fazer e medir o plano de ação.
3. Checar (Check): Verificar os resultados em relação as metas.
4. Agir (Act): Corrigir, aprimorar e padronizar processos.

O método PDCA em si, leva a gestão do negócio à perfeição, assim pela justificativa de propor a melhoria contínua nos processos. Certamente, através de plano inteligente e medição de resultados.

O que são as 4 etapas do Ciclo PDCA?

1ª Etapa: Planejar (Plan)

O ciclo tem seu início com a definição do problema e o estabelecimento de um plano – objetivos e metas exequíveis.

Vamos subdividir a etapa em 5 fases:

1. Identifique o problema: então, descubra o real motivo do resultado (efeito) indesejado, proveniente de um processo (causa ou conjunto de causas)
2. Estabeleça metas: então, saiba a diferença entre a posição atual e o desejo.
3. Analise o fenômeno: avalie o problema por meio de dados coletados.
4. Analise o processo: encontre as causas mais importantes que provocam o problema. e,
5. Elabore um plano de ação: certamente, é bom ter um passo a passo de ações para se atingir a meta proposta.

Antes de passarmos para a segunda etapa, é muito importante que você identifique onde estão esses problemas, como, por exemplo:

• Gastos Excessivos com Impostos : Sem estratégias para redução de carga tributária.
• Vendas Insuficientes : Falta de margem, recorrência e escala.
• Problemas Financeiros e Contábeis : Gestão confusa e pouco eficiente.
• Gestão Administrativa Inadequada : Falta de conhecimento e ferramentas para uma gestão eficaz.   Estabeleça metas: então, saiba a diferença entre a posição atual e o desejo.

Porém, não fique preso neles, é muito importante entender e decifrar os seus problemas, mas também tenha bem definido em mente os seus objetivos, como por exemplo:

• Aumento nas Vendas : Analise seu mercado e defina estratégias de marketing e vendas que possam ser inovadoras para aumentar a receita.
• Liberdade Geográfica : Planeje como você pode trabalhar remotamente e estabelecer uma estrutura que permita essa flexibilidade.
• Liberdade Financeira : Estabeleça um plano financeiro detalhado para reduzir custos e aumentar os lucros.
• Liberdade de Tempo : Planeje a otimização de processos e delegação de tarefas para liberar mais tempo para atividades estratégicas.

Como já falamos em cada ponto, te entregamos algumas possíveis formas de se alcançar esses resultados desejáveis, que entra exatamente na última parte do primeiro ponto, o PLANO!

Entendendo quais os principais problemas do seu negócio, juntamente com os seus principais objetivos, fica muito mais fácil traçar um plano detalhado para alcançá-lo.

2ª Etapa: Desenvolver (Do)

Agora, no nosso segundo ponto, temos uma parte um pouco mais prática, onde entra a execução do plano que consiste em treinar, fazer e medir as tarefas já pré-definidas no plano de ação.

Vamos subdividir a 2ª etapa em 2 fases:

1. Treinar: divulgar e habilitar todos os envolvidos antes da execução.
2. Executar a ação: fazer as coisas acontecerem conforme o plano. Contudo, é preciso medições periódicas a fim de obter controle e eliminar dúvidas.

O primeiro ponto ficou bem estruturado, mas ficamos apenas na teoria, o que já é um bom passo, porém, nem perto de ser o ideal.

Nesse ponto, temos o fundamental papel de desenvolver todo esse plano, seja treinando pessoas, passando para o seu time as ideias e por aí vai.

3ª Etapa: Checar (Check)

Nesse terceiro e penúltimo ponto, já é o momento de verificar os resultados alcançados com base em dados já coletados. Sobretudo, com intuito de avaliar se a execução está perfeita ou detectar erros e falhas no transcurso do processo.

4ª Etapa: Agir (Act)

Finalmente chegamos na última etapa, e agora é hora de sacramentar, aprimorar ou realizar ações corretivas. É a fase de ouro do Ciclo PDCA, que assim de forma cíclica, então volta-se a agir no aperfeiçoamento do processo, levando à fantástica melhoria contínua.

O que fazer para implementar o Método PDCA?

O método PDCA é normalmente aplicado sob um sistema de gestão que tem por objetivo garantir o sucesso do negócio.

A saber, o sistema de gestão é um conjunto de ações interligadas que tem por objetivo produzir resultados de forma sinérgica.

O ponto de partida para uma mudança efetiva nos negócios é o diagnóstico e o que pode ser feito, e posteriormente aplicar um método que garanta resultados.

Um sistema de gestão pode apresentar as seguintes ações de gerenciamento. De fato, um gerenciamento estratégico, pelas diretrizes ou projetos e a rotina do dia a dia.

Estudos apontam que praticamente 100% dos problemas de uma empresa decorrem da rotina.

Diante disso, cuidar da rotina do seu negócio é essencial para se obter êxito.

De fato, alinhar os processos da empresa em observância aos principais objetivos do negócio é fundamental para que se alcance metas desafiadoras.

Em razão de existir diferentes processos, é positivo listar metas para manter e metas para melhorar. Aliás, nem sempre dá para melhorar em todas as áreas.

Mas calma, se ficou um pouco confuso, pode deixar que vamos te explicar melhor contando uma história:

João sempre sonhou em ter seu próprio negócio, e finalmente conseguiu abrir uma loja de produtos artesanais no centro da cidade. No entanto, ele logo percebe que manter um negócio era mais difícil do que imaginava. A cada dia, ele enfrentava novos desafios, desde a falta de caixa até a alta carga de impostos e a complexidade da gestão financeira. Ele estava desesperado e à beira de desistir.

Foi então que João ouviu falar de Elvis Dermoni, um mentor experiente que usava o método PDCA para ajudar empresários a transformar seus negócios. João decidiu procurar ajuda e se inscreveu na mentoria de Elvis.

A Situação de João

João enfrentou diversos problemas em seu negócio:

• Gastos Excessivos com Impostos : A cada trimestre, ele se assustava com o valor dos impostos que tinha que pagar. Ele não sabia como poderia reduzir essa carga tributária.
• Vendas insuficientes : Apesar de atrair clientes, as vendas não foram suficientes para garantir uma margem de lucro sustentável.
• Problemas Financeiros e Contábeis : A gestão financeira parecia um quebra-cabeça impossível de resolver. João não sabia como organizar as finanças de forma eficiente.
• Gestão Administrativa Inadequada : Faltavam ferramentas e conhecimentos para administrar o negócio de maneira eficaz.

João sabia que precisava de uma mudança drástica para salvar seu negócio.

O Encontro com Elvis Dermoni

Quando João começou uma mentoria com Elvis Dermoni, a primeira coisa que Elvis fez foi realizar um diagnóstico completo do negócio de João. Ele explicou a João que a chave para  a criação de um negócio próspero era um sistema de gestão eficaz, baseado na metodologia PDCA, que garantisse resultados de forma sinérgica.

Plano (Planejar)

Elvis e João surgiram identificando os principais problemas do negócio e definindo metas claras para cada área. O planejamento foi dividido em duas partes: metas para manter e metas para melhorar. Sabendo que nem sempre é possível melhorar em todas as áreas ao mesmo tempo, eles decidiram focar em algumas prioridades, como: A Gestão financeira, a redução de custos, a qualidade dos produtos e o aumento das vendas. 

Fazer (Executar)

Com o plano em mãos, João iniciou a implementação das ações planejadas. Cada dia era um passo em direção às suas metas.

Check (Verificar)

Após a implementação, Elvis e João monitoraram de perto os resultados. Eles revisaram os dados financeiros, analisaram as vendas e avaliaram o feedback dos clientes.

Agir (Agir)

Com base na avaliação, Elvis ajudou João a ajustar suas estratégias para continuar melhorando:

• Gestão Financeira : Continuar usando e aprimorando o software de gestão financeira para maximizar a eficiência.
• Redução de Custos : Implementar novas medidas de economia conforme necessário.
• Aumento nas Vendas : Experimente novas campanhas de marketing e promoções para manter o crescimento.

Conclusão

A jornada de João com a mentoria de Elvis Dermoni e o método PDCA mostrou que, com um sistema de gestão eficaz e uma abordagem estruturada para resolver problemas, é possível transformar um negócio em dificuldades em uma história de sucesso. João não só conseguiu salvar seu negócio, mas também iniciou um crescimento sustentável, garantindo um futuro próspero.

Com a orientação de Elvis Dermoni e a aplicação do método PDCA, João aprendeu que cuidar da rotina do seu negócio e alinhar seus processos aos objetivos principais eram passos fundamentais para alcançar metas desafiadoras e garantir o sucesso a longo prazo.

A VERDADEIRA SOLUÇÃO ESTÁ NAS CAUSAS E NÃO NAS CONSEQUÊNCIAS.

O método PDCA ganha mais profundidade e exatidão. Aliás, quando amparado por ferramentas de análise e solução de problemas, que destaco:

• Brainstorming, Gráfico de Pareto, Histograma;
• Folha de verificação, Diagrama de causa e efeito;
• Diagrama de caixas, Diagrama de correlação, 5 porquês;
• Diagrama ishikawa, Cronograma, 5W2H;
• Plano de ação, carta de controle;
• Matriz GUT; Matriz RAB.

Para que haja uma sintaxe que proporcione resolver problemas, certamente, é necessário entender a definição de método, metodologia e ferramenta.

Que cuidados são indispensáveis ao sucesso do Ciclo PDCA?

O PDCA é um ciclo e, portanto, deve “girar” de forma contínua. De fato, a não aplicação de uma etapa traz prejuízos a organização.

Ao implementar o PDCA, evite:

• Executar sem planejar;
• Tratar sem um problema específico;
• Focar em tudo, sem usar as variáveis de Pareto;
• Definir metas e não detalhar o caminho para atingi-las;
• Definir metas e não capacitar os envolvidos para executá-las;
• Estabelecer ações para os efeitos e não para as causas;
• Planejar, fazer, verificar, e não agir quando necessário;
• Violar a ordem proposta das etapas do PDCA;
• Longos prazos para execução;
• Parar após uma volta.

Quando o círculo de Deming é implementado devidamente, um fantástico processo de melhoria contínua se instala na organização.

Vele ressaltar

Vale ressaltar, que todos os resultados, quer sejam bons ou ruins precisam ser registrados para alimentar a etapa “Checar” do ciclo PDCA.

O Círculo de Deming prioriza a mensuração de resultados – sendo uma atividade essencial para uma gestão eficaz.

O objetivo do PDCA é ajudar a entender o desafio e como deve ser solucionado. O foco do Ciclo PDCA é na causa e não nas consequências.

Ao identificar uma hipótese de melhoria, certamente, é preciso detalhar ações exequíveis que promova resultados não paliativos e de maior qualidade.

Em suma, o PDCA tem como objetivo a melhoria contínua dos processos.

Estabelecer indicadores de desempenho (ou Key Performance Indicator – KPI), de fato, é essencial para mostrar se o objetivo final está sendo alcançado.

A divulgação a todos envolvidos e liderança eficaz são imprescindíveis para a execução das etapas do ciclo PDCA.

Que vantagens e benefícios eu tenho no uso do PDCA?

O ciclo PDCA leva a repetição de etapas e fases, que facilita a memorização do método e leva ao hábito de melhorar continuamente.

Certamente, a excelência na gestão hoje é prioridade.

Em razão disso surgem estratégias e ferramentas que possam otimizar tempo, simplificar tarefas, reduzir custos, aumentar lucros, agradar clientes.

Entre os inúmeros desafios da gestão, o ciclo de Deming é excelente para otimizar a qualidade da sua empresa, desde que bem aplicada.

Não se discute mais a importância do planejamento estratégico no sucesso de um negócio.

E, executar o que foi estabelecido com eficiência e eficácia é tudo! Isso o Ciclo PDCA faz.

Uma grande vantagem do círculo de Deming é a melhoria contínua dos processos estratégicos, táticos e operacionais da empresa. Em ato cíclico.

Melhorias constantes

Observa-se que o PDCA é uma metodologia que disciplina o comprometimento dos envolvidos para que todas as correções e ações de melhorias sejam inseridas à rotina.

A filosofia implícita no método PDCA aumenta a assertividade nas decisões. Além de tudo, ele colabora para o alcance de metas necessárias à sobrevivência de uma organização.

O ciclo de Deming eleva o controle de qualidade para otimizar a qualificação e quantificação de falhas nos diferentes processos de gestão.

Em razão de sua proposta de melhoria contínua, o método PDCA impulsiona o desempenho da organização. Sobretudo em virtude da construção de uma cultura espiral de excelência.

O Ciclo PDCA, em uma de suas etapas – “agir”, favorece a implementação de medidas corretivas e preventivas a fim de apontar o melhor caminho a seguir.

Insights – soluções de problemas.

Os estudos apontam que é preciso compreender o problema para atingir o objetivo esperado. E desta maneira, encontrar soluções efetivas por meio de análise e ações inteligentes.

A filosofia PDCA é uma excelente proposta de gerenciamento de processos conhecida mundialmente e aplicada por gigantes do mercado.

Não fique “apagando incêndio”, descubra as verdadeiras causas do problema e busque pessoas certas que possam ajudar você a organizar o seu negócio.

Não esqueça, “o problema é a diferença entre a situação atual e a meta”.

Considerações finais

A chave da alta performance está em investigar as causas primárias e concentrar esforços onde o ganho será o maior possível.

Tenha clareza quanto a definição de método, metodologia e ferramenta. Em suma, é essencial interligar as etapas de maneira correta.

Método é a junção de dois termos do grego: meta + hodos, que significa o caminho para alcançar a meta. (meios e procedimentos)

Metodologia é o ramo da lógica que se ocupa em estudar um método.

Ferramenta é um recurso tangível e intangível usados na aplicação do método.

O que resolve os problemas nos processos estratégicos, de fato, táticos e operacionais é o método, não a ferramenta.

Então, evite agir por impulso, racionalize. Ademais, se a meta não foi alcançada e todas as etapas foram devidamente realizadas, revise seu planejamento.

Embora o método PDCA seja simples, a aplicação requer muita disciplina, esforço e tempo.

Certamente, o hábito de melhoria contínua nem sempre é incorporado a nossa rotina facilmente.

Por isso, não exite em nos contatar para ajudar em todo o processo de estruturação e jornada do seu negócio ao sucesso, conte com nossos serviços de mentoria, contabilidade completa e Gestão MEI para garantir o melhor para a sua empresa!

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