Já ouviu falar que gastos são como unhas e devemos cortá-los a todo tempo? A redução de custos em uma empresa sempre causa aquela máxima de que: precisamos cortar gastos em todas as frentes para reduzir nossos números. Entretanto, será que de fato é necessário uma atitude mais drástica, ou apenas um pouco de consciência e pé no chão resolve o problema?
No fundo, tudo passa pela nossa forma de como pensamos e como enxergamos a saúde financeira de uma empresa. E o primeiro raciocínio é simples: entender que sair no lucro não é vender pelo valor que custou para produzir. Enfim, para um real gasto precisaremos vender mais que um real para honrar esse gasto.
Um exemplo claro: se você teve um custo de produção para uma peça de roupa no valor de R$15,00, para conseguir sair no lucro financeiro você precisará vender por um valor superior a esses R$15,00. Parece óbvio, no entanto, na prática isso envolve despesas e custos relacionados para vender.
Neste artigo vamos facilitar sua forma de enxergar a contabilidade da sua empresa. Outrossim, você vai entender mais sobre esse e outros princípios fundamentais.
Você irá reforçar ou descobrir como é possível reduzir custos de forma organizada, funcional e sem cortes extravagantes que não levam, de fato, a lugar algum.
Redução de custos operacionais: como manter o nível reduzindo gastos
Gatilhos mentais para reduzir custos nas empresas
O que é redução de custos?
Ao contrário do que o senso comum faz você pensar, reduzir custos não está completamente ligado a cortar todos os cartões de crédito da sua empresa e diminuir o padrão de produção implementado atualmente.
Quando se fala em diminuição de custos, o foco maior está em uma espécie de política empresarial. Como a sua empresa pode se adequar aos princípios dessa redução, e como ela se encaixa na sua realidade hoje.
Recomendo que elabore uma lista de pagamentos por ordem de prioridades, considerando o que de fato envolve o funcionamento do negócio, elencando todos as despesas e custos por cada área da empresa. Para facilitar esse processo oriento que divida o seu negócio em três áreas: marketing, comercial e entrega.
De fato, alguns cortes ou diminuições de orçamentos são necessários. Todavia, está longe de ser algo feito às pressas, sem planejamento, de forma parcial ou até mesmo temporária. Portanto, estamos tratando de algo recorrente, feito para que você siga durante um tempo considerável com ações definitivas.
Gestão da empresa: onde tudo começa
Tudo se inicia com a mentalidade do empresário diante dos recursos escassos: energia, tempo e dinheiro.
Os estudos e vivência em negócios sinaliza que o empreendedor de sucesso compreende de forma sistêmica quais são as áreas mais importantes do negócio e como isso está organizado. Diante disso, é fundamental ter em mente alguns pontos específicos que o dono da empresa para não quer sofrer com problemas de custos lá na frente. Questões como:
- Defina seu pró-labore fixo: não deixe que suas contas se misturem com a da empresa. É preciso definir quanto você vai retirar todos os meses, independente de qual seja o resultado final.
- Otimize o tempo e custos de treinamento com seus colaboradores: busque profissionais que possam atuar de forma híbrida (online e presencial) para aplicar técnicas de gestão empresarial já validadas.
- Use boletos bancários: você pode cair num grande descontrole financeiro através das famosas transferências por TED e DOC. Isto porque elas que exigem pagamentos de taxas que na maioria das vezes podem ser reduzidas ou até mesmo cortadas.
- Faça uma reserva de emergência: o ponto chave que muitos empreendedores não entendem é que você precisa de uma reserva de no mínimo 6 meses. Não obstante, isso é o mínimo para que possa considerar estar em uma margem financeira aceitável.
- Fuja enquanto pode do cheque especial bancário – isso foi criado para arrebentar o empresário: é uma das maiores taxas de juros do mercado que pode virar uma bola de neve. Deixe de pagar qualquer outra conta, mas não deva o cheque especial.
- Reduza o gasto mensal com telefonia ou internet: avalie a sua fatura e veja o que outras operadoras estão ofertando para você, para que lance esses valores uma contra a outra, ao solicitar o cancelamento dos serviços e apresentar o motivo. Logo, tenha certeza que aparecerá valores mais baixos.
- Busque taxas mais baixas de maquina de cartão: observe como é o seu uso comercial e o quanto a sua operadora de cartões tem cobrado de você – taxas administravas, alugueis e outros, e depois veja na internet o quanto outras operadoras cobram.
- Busque tarifas bancárias mais baixas ou até a não cobrança delas: avalie seus extratos bancários e saiba o quanto isso tem impactado no orçamento anual. Hoje em dia existem bancos digitais que não cobram tarifas para muitos serviços, bem como é possível ver com seu gerente o redução da tarifa ou substituição por um produto que gere retorno para você, como planos de previdência privada.
Alguns pontos que devem ser levados em consideração para afirmar que sua política de redução está feita da forma correta:
Acompanhamento de processo
Ao criar uma política dessa complexidade e com essa importância, é necessário que se tenha um planejamento completo. Ou seja, desde a sua consolidação até o acompanhamento de como a política se desenvolveu, o que já conseguiu restabelecer, e onde – e se – falhou.
A constância é a chave
Planejar e organizar suas ações futuras deve passar primeiro pelo ponto principal: são ações permanentes e contínuas. Pense sempre para perdurar enquanto for necessário, e não apenas em um curto espaço de tempo.
Talvez cortar uma despesa específica agora de imediato possa resolver nos primeiros meses.
No entanto, se a empresa não puder se manter sem essa despesa por mais tempo, é provável que os problemas gerados pela interrupção parcial se tornem maiores.
Metódica, ordenada e sistêmica
É importante ressaltar que a forma como a política de redução de custos é implementada, diz muito sobre ela e sobre a empresa que a escolheu. É necessário entender tudo como uma grande engrenagem: para funcionar, precisa ser organizada no ritmo e na forma correta.
Algumas ações precisam acontecer antes para que outras maiores ganhem espaço, e é aqui que entra a máxima de ordenação, entender que tudo ocorre no momento que deve discorrer, e tudo se baseia em um processo contínuo.
Redução de custos operacionais: como manter o nível reduzindo gastos
É de conhecimento geral daqueles que visam empreender, ou já estão nesse mundo, que os custos operacionais são o ponto de maior dor de cabeça para as contas fecharem no final do mês.
Afinal, alguns pontos cruciais para sua produção não podem ser mexidos sem alterar no seu produto final, o que torna ainda mais difícil a missão de reduzir os custos.
O primeiro ponto crucial para aprender como estabelecer uma boa política de redução de custos – PRC, é a mudança de pensamento acerca do tamanho que cada gasto ocupa no seu planejamento financeiro.
Redução de custos pequenos: um grande aliado para as empresas
Um dos grandes erros cometidos dentro das empresas hoje é fechar os olhos para os gastos pequenos que a companhia possui. As coisas começam a fazer sentido quando você entende que reduzir uma grande despesa não vai salvar sua empresa sozinha.
Reduzir pequenos gastos de forma sistêmica e contínua, pode gerar muito mais retorno em longo prazo do que cortar de uma só vez uma grande despesa, apenas pelo fato do seu valor ser muito superior.
O pensamento de que reduzir pequenos gastos interfere na sua produção final é um grande mito. Pequenas ações são capazes de diminuir muito a sua carteira de gastos e ainda assim sua produção se manter igual, às vezes até melhor.
Por exemplo: se você estabelecer na sua empresa que todos os computadores devem ser desligados ao final do dia, você provavelmente vai precisar de alguns minutos para ligá-los de novo no dia seguinte, o que de nada vai interferir na sua produção.
Por outro lado, esse ato de desligar os computadores ao final, pode gerar duas grandes máximas: redução de conta de energia e aumento da vida útil dos computadores da sua empresa.
Como a estrutura física interfere na redução de custos
A estrutura física de uma empresa por muitas vezes é o ponto primordial no planejamento de qualquer negócio. Muitos partem daqui para a organização e estruturação da companhia.
Afinal, é possível otimizar os custos ao pensar como organizar fisicamente uma empresa? A resposta é sim, e com alguns preceitos simples e diretos para uma melhor tomada de decisões finais.
Atualmente uma das grandes discussões mundiais é o trabalho home office, sem a necessidade de escritórios lotados e pagamentos de aluguéis por salas onde as pessoas não precisam estar. Você já se perguntou se a sua empresa precisa de fato de um escritório físico?
E não só no trabalho rotineiro, mas todas aquelas reuniões que acontecem podem ser remodeladas para um formato remoto. Formato esse que foi colocado à prova durante a pandemia que atingiu o mundo nos últimos anos.
Redução de custos administrativos: lidando com pessoas
O ponto mais delicado de toda operação de redução de custos passa pela necessidade de repensar alguns custos com a equipe. E aqui não estamos falando de demissões em massa ou geração de buracos na equipe com a retirada de pessoas que deveriam estar ali.
Ao se falar de gestão de pessoas, o principal aqui é entender que você está contratando um CPF, não um CNPJ. A máxima dos dias de hoje de contratos de prestação de serviço pode acarretar em grandes problemas tributários lá na frente, se por alguma razão esse funcionário decidir colocar você e sua empresa na justiça.
Opte sempre pelo pagamento de tributos da forma correta, pode parecer um paradoxo, mas pagar os tributos hoje corretamente evita um gasto excessivo (e desnecessário) lá na frente por dívidas trabalhistas e/ou judiciais.
Outra boa decisão é evitar que sua equipe sofra com rotatividade de pessoal, pois toda rescisão de contrato gera custos altos não só na saída de um colaborador, mas também todo o custo que envolve a contratação de um novo prestador.
Redução de custos logísticos
Sabemos que em quase toda empresa, sempre vai existir aquela relação com fornecedores, independente da área que se atue e do porte financeiro de sua empresa. Portanto, entender como é possível a redução de custos na logística de recebimento de material de mão de obra se torna fundamental.
Um ponto importante é entender que o mundo corre muito rápido e a medida que isso acontece, operadoras de internet tendem a sempre estar em uma competição grande e com tendência de aumentar mais ainda. Com isso, o seu poder de negociação aqui pode ser um grande aliado.
Sabendo dessa competição, grandes empresas tendem a oferecer melhores condições de pagamento e até mesmo de serviço, como forma de garantir a permanência de um número maior de clientes. Ou seja, saber como pedir e como negociar, pode te render uma redução de custos com telefonia e internet de forma impactante.
Outra frente importante é como orçar com fornecedores. Sabemos que para decidir um fornecedor de fato, é essencial pesquisar e entender como o mercado funciona em cada ramo, por isso, fazer negociações e abordar um número maior de fornecedores pode te ajudar a encontrar condições melhores e gerar uma boa redução de custos nesse nicho.
E não só com relação a empresas que atuam como fornecedores, mas isso também vale para os prestadores de serviço. Afinal, trabalhando diretamente com um prestador, é nítido a grande diferença de preço que pode acontecer de pessoa para pessoa. Ou seja, procure e negocie, tente encontrar sempre o melhor cenário para sua empresa.
Gatilhos mentais para a redução de custos nas empresas
Agora que já transitamos por diversas áreas e entendemos a mudança de pensamento necessária para mudar de vez a contabilidade da sua empresa, e entendemos onde é possível fazer, agora podemos fazer um grande compilado de dicas e de estratégias de redução.
A redução de custos pode – e deve – acontecer em todas as áreas de uma empresa: na gestão operacional, na gestão de pessoas, no dia a dia, durante a produção e antes disso, com as negociações de fornecedores e prestadores de serviço.
Nos tópicos a seguir, reunimos alguns gatilhos mentais para você entender de forma rápida e objetiva os princípios de uma boa política de redução.
Pequenos gastos, grandes riscos
- Os gastos pequenos continuam sendo gastos, atente-se a eles!
Entender que aquele custo de R$20,00 a mais na sua conta de energia todos os meses, pode te gerar mais de R$200 de gastos anuais, vai te ajudar a perceber que a redução passa por todos os custos, por todas as áreas e principalmente por todos os valores.
- Organize suas finanças
De nada adianta você saber tudo sobre redução de custos nas empresas, entender onde isso pode ser feito e aprender como fazer. Você precisa ter organização e enxergar exatamente qual o momento atual da sua companhia.
Por exemplo, pagar juros ou multas por atraso de pagamento de contas decorrentes de esquecimento, é o típico comportamento de uma falta de organização financeira. O juros de hoje, se cobrado de forma recorrente, se torna uma grande dor de cabeça. Lembre-se dos tópicos acima já discutidos.
- Cumpra com as normas e o regime tributário
Ao contratar funcionários pela CLT, o pagamento de tributos faz com que muitos empregadores optem pela mudança de regime para o CNPJ.
No momento da admissão pode até fazer sentido pelo não pagamento de tributos, mas como explicamos anteriormente, tudo isso pode gerar um grande problema na frente.
Além disso, caso opte pela contratação de estagiários como redução de custos pelo valor de mão de obra ser menor, atente-se sempre para o regime interno desse tipo de funcionário, como por exemplo a obrigatoriedade de não passar das 6h diárias.
Desenvolva a habilidade-chave
- Negociação é a chave
Fornecedores, prestadores de serviços, empresas de telefonia, não importa. Em todas as frentes você pode atuar com o foco na negociação e assim, ter uma alta redução de custos logísticos na sua empresa.
Entenda que todos estão lá para vender seu serviço e assim como você, também querem uma boa saída para ambas as partes.
Agora, você já entendeu sobre a mudança de pensamento primordial para ter uma política de redução bem feita e de forma financeiramente saudável. Ainda assim, é essencial que busque a organização e a melhoria constante.
Estabeleça metas, prazos de quitação de dívidas e organize dentro da sua diretoria tudo aquilo que está em pauta para ser reduzido. Nesse momento, ter uma equipe engajada e envolvida nesse trabalho pode ser o grande diferencial.
Ainda tem dúvidas sobre a redução de custos nos negócios? Quer aprender mais sobre isso? Pode mandar-nos uma mensagem ou comentar aqui abaixo, você pode acompanhar nosso canal no YouTube também.
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